Presupuestar con toda la información a mano cambia las cosas

Presentamos el nuevo diseño de la pantalla de Presupuestos, más intuitivo, cómodo y eficaz. Hemos reorganizado por completo el acceso a las funciones para que todo esté a la vista, y hemos incorporado nuevas consultas que evitan tener que salir del documento para obtener la información que se necesita en el momento de presupuestar.

No hay nada que reaprender. Se introducen las líneas igual, se calculan los totales igual y los informes salen igual. Todas las opciones anteriores siguen estando, y sus preferencias marcadas se mantienen. Lo que cambia es que ahora están a la vista.

Acceso a las funciones: Una cinta de opciones en lugar de menús desplegables

Los seis menús desplegables, con más de cien opciones en su interior, se sustituyen por una cinta organizada en pestañas temáticas. Cada opción es ahora un botón o un interruptor cuyo estado —activado o desactivado— se aprecia de un solo vistazo, sin necesidad de desplegar nada.

Cada empresa visualiza las pestañas y opciones correspondientes a los módulos contratados y a su configuración.

Novedad destacada: Consultas del cliente sin salir del presupuesto

Junto al código de cliente se incorporan cuatro botones de consulta inmediata. Desde el propio presupuesto, y con el cliente ya seleccionado, se accede a la información que habitualmente obliga a abandonar el documento e ir a buscarla a otra pantalla.

1. Nota de alerta: El aviso registrado para ese cliente, disponible en todo momento para volver a consultarlo.
2. Estadística del cliente: Su evolución de ventas, para saber con quién se está tratando antes de decidir un precio o un descuento.
3. Resumen de facturación: La situación de facturación del cliente, de un vistazo y sin cambiar de pantalla.
4. Ficha rutero: Qué artículos consume habitualmente ese cliente. Especialmente útil al preparar un presupuesto: permite proponer lo que realmente compra.

Identificación del documento: El presupuesto, de un vistazo

El título de la ventana incorpora el número del presupuesto: con varios documentos abiertos simultáneamente, se identifica cada uno desde la barra de tareas. Junto al estado se muestra además un indicador de color que resume la situación del documento:

• Verde: Aceptado, enlazado o finalizado. El presupuesto ha prosperado.
• Gris: Muerto o anulado. Ya no cuenta.
• Blanco: Pendiente, sin valorar, parcial o a revisar. Sigue vivo.

Novedad: Aviso automático del cliente

Si el cliente tiene un comentario marcado para avisar, al seleccionarlo se muestra automáticamente. Si además pertenece a un grupo con aviso propio, se presentan ambos.

Es el aviso de siempre —«no servir sin pedido firmado», «pago a 90 días», «avisar antes de entregar»— pero ahora aparece en el momento en que es útil, sin depender de que alguien recuerde consultar la ficha.

El aviso de cliente sobre la pantalla de presupuestos

Novedad: Pestaña de Enlaces: en qué acabó el presupuesto

Comprobar si un presupuesto terminó en pedido, albarán o factura obligaba hasta ahora a buscarlo documento por documento. La pestaña Enlaces muestra la cadena completa: todos los documentos generados a partir de él, con su almacén, serie, número, fecha e importe.

Debajo, si trabaja con anticipos, las entregas a cuenta recibidas sobre ese presupuesto.

Ejemplo ilustrativo del contenido de la pestaña.

La pestaña Enlaces de un presupuesto que ya ha generado pedido y factura

Novedad: Envío por email desde el propio documento

El botón de email genera el PDF y lo remite al cliente sin pasos intermedios. El asunto y el cuerpo del mensaje se toman de la configuración ya establecida, y antes de enviar se solicita confirmación indicando la dirección de destino.

La confirmación previa al envío, con la dirección del destinatario

Novedad: Registro de envíos: la trazabilidad de lo enviado

Cada presupuesto incorpora su propia pestaña de Registro de envíos, con el historial de todo lo remitido a partir de ese documento. Cuando un cliente afirme no haber recibido el presupuesto, la respuesta está ahí, en el propio documento.

Se registra Fecha y resultado: Cuándo se envió y si el envío se completó correctamente, con un indicador de estado.

• Se registra Destinatario y motivo: A qué dirección se remitió, el tipo de envío y el concepto asociado.
• Se registra Usuario y cuenta: Quién realizó el envío y desde qué cuenta de correo salió.
• Se registra Detalle del envío: Información adicional del proceso, útil ante cualquier incidencia.

La pestaña de Registro de envíos con dos o tres envíos realizados

Mejora: Impresión directa a vista previa

Al pulsar imprimir se accede directamente a la vista previa, que es donde realmente se decide: desde ella puede imprimir, seleccionar impresora y sus opciones, indicar el número de copias, exportar el documento o enviarlo en PDF.

Se elimina así una pregunta intermedia y, sobre todo, se visualiza el documento antes de imprimirlo.

Mejora: Cuadro de tarifas y stocks renovado

El cuadro que aparece al situarse sobre la cantidad o el precio de una línea presenta la información de siempre —tarifas, precios con y sin IVA, margen, coste, stock por almacén, pendiente de servir y de recibir— con dos mejoras:

• Una única tabla de tarifas: Con módulo de tarifas o sin él, la presentación es siempre la misma. Antes existían dos formas distintas de mostrar lo mismo.
• La fotografía del artículo, siempre visible: Si el artículo dispone de imagen, se muestra. Si no, el espacio permanece reservado, como recordatorio de que pueden incorporarse.

Los importes incorporan el símbolo de la moneda junto al número y los porcentajes su signo %, lo que mejora la lectura frente a la columna de símbolos independiente anterior.

El cuadro de tarifas y stocks junto a una línea, con la fotografía del artículo

Detalles: Mejoras del día a día

• La tecla Intro avanza al campo siguiente: En los datos de cabecera, igual que el tabulador: se completa el documento sin soltar el teclado.
• Mayús + T lleva al cuadro de tarifas: Desde el precio de una línea, para seleccionar tarifa y regresar.
• Avisos y preguntas unificados: Todos los mensajes del programa presentan el mismo aspecto y los botones en la misma posición.
• Apertura más rápida: La información que no siempre se consulta se obtiene únicamente cuando se solicita.

Preguntas frecuentes: Lo que suelen preguntarnos

¿Debemos cambiar nuestra forma de trabajar?

No. Las líneas se introducen igual, los cálculos son los mismos y los informes no varían. Únicamente cambia la ubicación de las opciones.

¿Se ha suprimido alguna función?

Ninguna. Todas las opciones de los menús anteriores están disponibles en la cinta, agrupadas por temas.

¿Se conservan nuestras preferencias?

Sí. Lo que estuviera marcado continúa marcado, y las marcas nuevas se recuerdan igual que antes.

Vemos opciones que antes no aparecían, ¿son nuevas?

Cada empresa visualiza las opciones de los módulos contratados y de su configuración. Si le interesa alguna que no tenga activa, consúltenos.

En SOFT LINE incorporamos la inteligencia artificial a nuestro proceso de desarrollo, para ofrecerle mejoras más rápidas y mejor documentadas. El rediseño de esta pantalla y la elaboración de este documento se han realizado con su asistencia, siempre con la revisión y validación de nuestro equipo técnico.

¿Dudas con la nueva pantalla? Escríbanos a soporte@softline.es y le acompañamos en los primeros documentos.